Come semplificare la tua attività con routine e tecnologie intelligenti
Se stai cercando modi per semplificare le operazioni della tua attività, inizia esaminando le aree chiave in cui la tecnologia e i sistemi migliorati possono farti risparmiare denaro. Che si tratti di contabilità, comunicazioni o gestione dei dipendenti, la tecnologia e le routine intelligenti possono essere utilizzate non solo per risparmiare tempo e denaro, ma anche per sincronizzare le operazioni, il che migliora l'efficienza aziendale.
Sistema telefonico
Le comunicazioni sono una necessità in ogni luogo di lavoro. Dai un'occhiata da vicino al tuo vecchio sistema telefonico: potrebbe essere il momento per un aggiornamento. I nuovi sistemi di softphone che utilizzano Internet e la tecnologia Voice over Internet Protocol possono rendere la tua azienda più efficiente. Questi sistemi sono dotati di funzionalità che includono musica di attesa, caselle vocali che possono essere modificate e inoltro di chiamata e consentono di accedere per rispondere alle chiamate da casa. La parte migliore è che il costo mensile del servizio di softphone offre un notevole risparmio a molte aziende.
Software e comunicazione degli ordini
Se hai rappresentanti di vendita, personale addetto alle consegne o dipendenti in viaggio, il software che prende le attività in entrata e invia messaggi di testo per avvisarli continua a far scorrere l'attività. I programmi in grado di convertire ordini o azioni in messaggi di testo per i dipendenti fuori sede eliminano la necessità del passaggio aggiuntivo per chiamarli e i ritardi che possono verificarsi nella trasmissione delle informazioni. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro e migliora il servizio clienti.
Comunicazioni interne
Servizi come Cisco WebEx e GoToMeeting consentono di condurre riunioni su Internet, mentre è possibile utilizzare le funzionalità di videochiamata di Google Talk o Skype per parlare faccia a faccia con clienti o fornitori. Riunioni e chiamate in conferenza possono essere avviate con facilità e condotte con poco preavviso grazie ai servizi ora disponibili. Questi servizi eliminano la curva di apprendimento e concentrano gli sforzi del personale con poco tempo perso.
Contabilità
Il software che registra i dipendenti ogni ora in entrata e in uscita semplifica in modo significativo il libro paga e riduce gli sprechi derivanti dai dipendenti che lasciano presto o arrivano in ritardo. Se la tua azienda accetta ordini di prodotti su un sito Web e internamente, i dati devono essere sincronizzati. Un sistema che elimina l'attività del sito Web nel sistema di acquisizione degli ordini interno si occupa di questo problema e previene errori o duplicazioni.
Gestione di contanti e pagamenti
Per limitare furti e smarrimenti, nomina il minor numero di persone possibile per gestire i contanti e cerca di eliminare i contanti dall'equazione accettando più carte di credito. La tecnologia ha reso possibile utilizzare uno smartphone o un tablet per acquisire le transazioni con carta di credito. Molte app e combinazioni di software ora disponibili, tra cui Intuit Go Payment, PayPal Here e Square, possono trasformare i dispositivi mobili in terminali per carte di credito.
Gestione dei dipendenti
Software di pianificazione come ShiftPlanning, TimeForce o WhenToWork è un buon inizio per mantenere i turni dei dipendenti pieni e la disponibilità aggiornata. Il tempo speso a riempire i turni al volo può rallentare un'attività e ritardare la crescita. L'eliminazione di un paio di errori o conflitti di pianificazione mensili può facilmente coprire il costo del software di pianificazione.
