Come tenere traccia di una richiesta di assistenza clienti

In qualità di proprietario di una piccola impresa, i tuoi clienti sono il fulcro della tua attività. Senza di loro, il successo è sfuggente. Quando i tuoi clienti fanno una richiesta, si aspettano che tu la soddisfi nel miglior modo possibile. Le richieste di servizio si presentano in varie forme, ad esempio l'acquisto di oggetti tangibili, il contratto per l'esecuzione di un servizio o la presentazione di un reclamo sui tuoi prodotti o servizi. Per aiutare a fornire ai tuoi clienti un servizio efficiente, sviluppa un sistema che ti permetta di tenere traccia delle loro richieste.

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Crea file individuali sul disco rigido del tuo computer per ciascuno dei tuoi clienti. Ad esempio, crea una cartella sull'unità C e etichettala "Richieste di servizio correnti". In questa cartella, crea i file per ciascuno dei tuoi clienti ed etichettali con il rispettivo nome del cliente. Crea un'altra cartella sull'unità C e etichettala "Richieste di servizio chiuse". Crea file individuali per ciascuno dei tuoi clienti nella cartella "Chiuso".

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Sviluppa un modello di richiesta di servizio tramite un foglio di calcolo o un programma di elaborazione testi. Digita "Richiesta di servizio" in grassetto, al centro della pagina. Un paio di spazi in basso, a sinistra della pagina, includono il nome della società, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Metti i dati del cliente a destra. Ciò include nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail del cliente.

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Crea le colonne necessarie, sotto l'intestazione, e assegna le intestazioni relative alla richiesta di servizio. Ad esempio, le intestazioni possono essere: "Data richiesta", "Richiesta eseguita da" e "Descrizione". Crea ampio spazio per la colonna "Descrizione" in modo da poter inserire informazioni dettagliate secondo necessità.

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Disegna una casella "Commenti" nella parte inferiore della pagina, verso sinistra. In "Commenti", indica ulteriori informazioni sulla richiesta, ad esempio come verrà gestita e la tempistica stimata. In basso a destra della pagina, traccia una riga e digita "Accettato da" sotto di essa per la persona che porta la richiesta a scrivi il suo nome. Sotto quella riga, crea un'altra riga e digita "Data di completamento".

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Salvare la richiesta nella cartella "Current Service Requests" con il nome file appropriato. Una volta gestita la richiesta, contatta il cliente per vedere se è soddisfatta. In tal caso, immettere la data di completamento nella richiesta di servizio e salvare il documento nella cartella "Richieste di servizio chiuse" nel rispettivo file. A scopo di backup e per aumentare l'affidabilità del sistema di archiviazione, stabilire due cartelle cartacee, una per "Richieste di servizio correnti" e l'altra per "Richieste di servizio chiuse". Disporre ciascun documento cartaceo in ordine alfabetico nella rispettiva cartella.


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