Come rafforzare le procedure contabili e di fatturazione dell'ufficio

Le procedure contabili e di fatturazione dell'ufficio sono importanti per mantenere le cose chiare e prive di confusione. Se ogni persona dell'ufficio decide di fare le cose a modo suo, abbastanza presto avrai un grosso casino nelle tue mani. Le procedure contabili danno struttura e organizzazione ai processi. Ad esempio, se un'azienda ha una procedura per pagare le bollette ogni martedì, le bollette vengono pagate il martedì indipendentemente da chi lo fa. La procedura non è per sentito dire; è una regola aziendale. Le piccole imprese possono rafforzare le proprie procedure, rendendole più efficaci e utili nella gestione di un'impresa.

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Identifica i tuoi rischi e le tue debolezze. Per migliorare le procedure contabili e di fatturazione, è necessario individuare le aree che necessitano di miglioramento: potrebbe non essere un compito facile. Dovrai analizzare dove risiedono i problemi, spesso non immediatamente evidenti. Dovrai osservare e cercare colli di bottiglia nelle attività contabili e rischi di frode ed errore. Ad esempio, potresti notare che la tua riscossione dei crediti è troppo lenta. Potrebbe essere perché le fatture vengono inviate troppo tardi, o perché le fatture sono confuse o forse perché è necessario iniziare ad accettare pagamenti con carta di credito. Oppure, perché qualcuno ha "preso in prestito" fondi dalla tua azienda. Forse il motivo del pagamento lento è perché la posta non viene aperta prontamente ogni giorno. Identificare i problemi e cosa c'è dietro il problema può essere complicato.

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Sii consapevole dei controlli e degli equilibri. Molte volte il modo più rapido per risolvere un problema, potrebbe non essere il migliore perché potrebbe eliminare i processi di "controllo e bilanciamento". Ad esempio, una persona che fa la fatturazione non dovrebbe essere quella che riceve i pagamenti. Questo è un concetto di base di "pezzi e contrappesi" noto come separazione dei compiti. Se la stessa persona fattura e riceve fondi e si verifica un errore, può essere nascosto o perso del tutto. Se la persona che effettua la fatturazione ruba i fondi, è difficile da catturare, perché svolge tutte le funzioni all'interno di un processo, una cattiva idea. Avere almeno due persone coinvolte nei principali processi contabili di ricezione di denaro e pagamento delle bollette.

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Parla con clienti e fornitori di fatture e altri problemi. Feedback o reclami graditi: di solito sono segnali che alcune procedure devono essere modificate. Segui le lamentele delle persone e cerca schemi. Ad esempio, quando troppe persone si lamentano dell'atteggiamento della persona che ha diritto alla contabilità clienti, potrebbe essere necessario addestrarlo e migliorare le procedure per includere l'etichetta e le aspettative del telefono.


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