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La creazione di eventi di intrattenimento aziendale è un grande business. Infatti, secondo Joe Goldblatt, fondatore dell'International Special Events Society (ISES) e direttore fondatore dell'Event Management Program (EMP) presso la George Washington University, la spesa annuale per eventi speciali in tutto il mondo è stimata in 500 miliardi di dollari con oltre 75 percentuale di quella destinata agli eventi aziendali. Formare un team per sfruttare questa enorme opportunità richiede un approccio calcolato e strategico.

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Scegli una nicchia. L'industria dell'intrattenimento aziendale è vasta in termini di tipi di eventi che si svolgono e la prima decisione che un'azienda di eventi dovrebbe prendere in considerazione è lo stile di eventi di intrattenimento che si desidera produrre. Le aziende spendono soldi per lanci di prodotti progettati per catturare l'attenzione della stampa e dei partner, per premiare i loro migliori dipendenti e per sostenere la loro beneficenza preferita. Intrattiene i loro migliori clienti in luoghi esotici e segnano traguardi significativi, come anniversari, fusioni e successi. Organizzano picnic per i dipendenti ed esercizi di team building, nonché eventi progettati per i figli dei loro dipendenti. Ognuna di queste opportunità richiede un focus diverso e abilità uniche. Il primo passo per qualsiasi squadra dovrebbe essere quello di decidere quale nicchia si intende prendere di mira.

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Riunisci il tuo staff principale. Un team di intrattenimento aziendale richiederà membri del personale in grado di fornire set di abilità abbastanza unici. Un membro del team deve possedere capacità di vendita e presentazione per commercializzare la tua nuova azienda. Un altro deve ricoprire il ruolo di direttore creativo, progettando un evento che coniughi gli obiettivi dell'azienda con un tema e un'esecuzione favolosi. Qualcuno deve negoziare contratti con intrattenitori, fornitori e appaltatori. Poiché i requisiti di illuminazione, suono, video e allestimento sono la chiave per un evento di successo, un direttore tecnico esperto è una risorsa. Infine, qualcuno deve gestire l'impostazione, l'esecuzione e lo sciopero dell'evento, gestendo il caos in un unico risultato coeso. Ogni ruolo ha bisogno di un campione, con il tipo di eventi che scegli di produrre dettando il livello di competenza richiesto di ciascuno.

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Seleziona i tuoi fornitori chiave. Una notevole quantità di tempo dovrebbe essere investita nella selezione dei principali fornitori. Costruisci relazioni con società di noleggio tende, agenzie di prenotazione di intrattenimento, fornitori di decorazioni, fioristi, società di produzione audio/visiva, ristoratori, grafici e editor video. I tuoi fornitori sono parte integrante del tuo team di intrattenimento e selezionare i migliori fornitori per ogni evento e budget è fondamentale. ISES si dedica ad aiutare gli esperti del settore degli eventi a creare reti e acquisire competenze. Meeting Professionals International è specializzato nella formazione degli organizzatori di eventi che lavorano per grandi aziende. Unisciti ai gruppi e inizia a frequentare lezioni ed eventi.

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Sviluppa un piano di marketing. Una volta identificato il mercato di riferimento e selezionato il personale, sviluppa un piano di marketing che faccia leva sui tuoi punti di forza. Se il tuo team è composto da professionisti esperti nel settore degli eventi, forse il networking con i fornitori di eventi è una buona strategia. Se il tuo team proviene dal mondo aziendale, il marketing di te stesso ai dipartimenti di marketing aziendale potrebbe avere più successo. Evita di provare un approccio al marketing da fucile. Le campagne di marketing funzionano meglio quando sono altamente mirate e ben eseguite. Crea un elenco di contatti da ciascun membro del team e utilizza tale elenco per guidare la tua attività.

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Produci un evento di lancio. Sei nel settore dello spettacolo, divertiti. Produci un evento elegante e professionale che dimostri le tue capacità ai potenziali clienti. Negozia tariffe scontate con i tuoi fornitori e condividi il credito con loro ove appropriato. Invita tutte le persone che il tuo budget lo consente, incluso il tuo elenco di contatti commerciali. Vuoi lanciare la tua nuova azienda con più clamore possibile, in modo che i possibili clienti possano trovarti facilmente.