Come pianificare l'intrattenimento per una conferenza

Quando pianifichi l'intrattenimento per una conferenza, ricorda che solo una parte dello scopo dell'evento è intrattenere i partecipanti. Oltre a rendere piacevole l'evento, è necessario renderlo un punto di forza che attiri i partecipanti e offra opportunità di networking e di conduzione degli affari. Non pianificare l'intrattenimento della conferenza nel vuoto: collabora con l'organizzatore di eventi per determinare quali elementi renderanno l'intrattenimento adatto allo scopo della conferenza.

Impara lo scopo

Il primo passo nella pianificazione dell'intrattenimento per una conferenza è capire perché il gruppo che tiene la riunione desidera l'intrattenimento. L'intrattenimento può essere un costo significativo per una conferenza, quindi è probabile che lo scopo principale sia incoraggiare una maggiore partecipazione. Un altro scopo può essere quello di dare ai partecipanti la possibilità di fare rete al di fuori del seminario e della fiera.

Conosci il pubblico

Le tue scelte di intrattenimento ruoteranno attorno al tuo pubblico. Se si tratta di un gruppo più anziano, potresti volere un ambiente più tradizionale, piuttosto che uno con musica ad alto volume, luci lampeggianti o arredamento ultra moderno. Il pubblico più giovane potrebbe essere più propenso a godersi un club o un bar o un ristorante funky. Rendi il tuo sito interessante per gli sposi se saranno presenti e se aumentare la partecipazione è uno dei fattori chiave per l'evento.

Impara il tema

Se la conferenza ha un tema, lega l'evento di intrattenimento al tema. Se il tema della conferenza ruota attorno allo sport, organizza il tuo evento in una palestra del liceo locale con una band di vecchietti per creare un calzino. Se il tema è nautico, prenota una crociera con cocktail. Legare il tuo evento al tema della conferenza aiuta a creare continuità e mostra che stai lavorando con l'organizzazione per raggiungere il suo scopo per la conferenza.

Scegli la sede

Se lo scopo dell'intrattenimento è aumentare la partecipazione, scegli un luogo che interessi gli ospiti, cercando siti che non possono trovare a casa. Organizza un cocktail party in un museo locale o in un giardino botanico. Porta gli ospiti in un ristorante in una parte storica della città di cui hanno sentito parlare prima. Non scegliere un sito rumoroso se la rete è fondamentale. Rendilo facile da raggiungere, organizzando un autobus o una navetta se il sito non è raggiungibile a piedi o se il tempo sarà brutto.

la logistica

Scopri qual è il tuo budget per determinare quanto puoi spendere per cibo e bevande, trasporti, affitto della stanza, audiovisivi e decorazioni. Contatta potenziali sedi e ottieni i costi per l'affitto di sale, cibo e bevande e AV. Negozia il tuo contratto, cercando le garanzie più basse possibili fino a quando non avrai un'idea migliore della tua presenza. Molti siti chiederanno una quantità minima di cibo e bevande, con la garanzia finale dovuta da 24 a 48 ore prima dell'evento.


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