Fasi della prima fase del processo di gestione delle retribuzioni
L'inizio del processo di gestione delle retribuzioni per qualsiasi azienda inizia con l'ottenimento della documentazione adeguata dai dipendenti. Il reparto risorse umane inoltrerà un modulo interno o una copia della lettera di offerta accettata completa della documentazione appropriata all'ufficio paghe. Una volta che questo processo è stato verificato come terminato, può iniziare la registrazione delle informazioni sui dipendenti e possono iniziare i calcoli per il periodo del libro paga. Tutte queste informazioni sono mantenute strettamente riservate, in base alle esigenze di conoscenza e archiviate sotto chiave.
Verifica dell'idoneità all'impiego
Nel reparto paghe, il modulo di idoneità all'impiego viene spesso indicato come modulo I-9. Ogni dipendente assunto deve compilare questo modulo e fornire la documentazione di supporto che indichi l'idoneità all'impiego negli Stati Uniti. Fornito come download dai servizi di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti, il modulo I-9 richiede due forme di identificazione verificabili da un elenco prestabilito di identificazione accettabile. I datori di lavoro statunitensi devono conservare l'I-9 in archivio nel libro paga del dipendente o nel file delle risorse umane. Il datore di lavoro è tenuto a rivedere i moduli di identificazione presentati e ad accertarne la legittimità. I moduli devono essere conservati fino a un anno dopo la risoluzione per l'ispezione da parte di funzionari autorizzati del governo degli Stati Uniti quando richiesto.
Determinazione delle detrazioni fiscali
I dipendenti compilano il modulo W-4 quando vengono assunti di recente o apportano modifiche alle detrazioni fiscali e forniscono il proprio numero di previdenza sociale al libro paga. Questo modulo viene conservato in archivio con i registri delle buste paga e di solito richiede un aggiornamento annuale a meno che non vengano apportate modifiche. È una buona idea che i dipendenti forniscano moduli W-4 aggiornati quando l'Internal Revenue Service aggiorna il modulo, che è disponibile gratuitamente sul suo sito Web. I dipendenti completano i calcoli del foglio di lavoro per determinare le indennità di ritenuta alla fonte e firmano e datano prima di trasformarlo nel reparto gestione stipendi o risorse umane. Questo modulo consente al reparto gestione stipendi di determinare il numero di detrazioni e lo stato fiscale del dipendente, single o sposato, durante il calcolo delle detrazioni sui salari.
Lettera di offerta
A seconda della struttura interna dell'azienda, il dipartimento delle risorse umane o il manager del dipendente invierà una copia della lettera di offerta firmata o qualche altro modulo per fornire al libro paga lo stato del dipendente, la paga oraria o mensile del dipendente e i benefici per i quali il lavoratore si qualifica. Questo modulo o lettera deve indicare se il dipendente è esente o non esente, poiché i dipendenti non esenti si qualificano per gli straordinari. Per i dipendenti esenti, non dovrebbero essere presentate schede di tempo e lo stipendio viene calcolato lo stesso per ogni periodo di libro paga completato.
Informazioni sui record
Dopo aver ottenuto tutta la documentazione adeguata, per quelle aziende che utilizzano software per la gestione delle retribuzioni, ogni nuovo dipendente deve essere inserito nel sistema di gestione delle retribuzioni. Il sistema manterrà tutte le informazioni appropriate incluso il numero di previdenza sociale del dipendente, la paga oraria o lo stipendio annuale del dipendente, il numero di trattenute alla fonte fornite dal dipendente sul modulo IRS W-4 e lo stato di ritenuta del dipendente come single o sposato . Vengono inserite anche le informazioni sui benefici, che possono includere sia i contributi del datore di lavoro che dei dipendenti. Se idonei, sono inclusi anche i programmi speciali di idoneità, come i piani di mensa, i conti di trattenute mediche e le eventuali detrazioni di 401k. Se il dipendente non ha consegnato il modulo IRS W-4, il libro paga calcola le ritenute fiscali all'aliquota unica più elevata.
