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In qualità di datore di lavoro, sei responsabile del calcolo e della ritenuta alla fonte dell'importo corretto dell'imposta federale sul reddito dagli stipendi dei tuoi dipendenti. È quindi necessario segnalare e versare tale imposta all'Internal Revenue Service. Le date di scadenza del deposito fiscale federale si basano sulle normative IRS. Dopo che hai trattenuto l'imposta sul reddito federale dagli stipendi dei tuoi dipendenti, gli importi trattenuti sono classificati come imposta sul reddito federale dovuta fino a quando non li rimetti all'IRS.

La maggior parte degli stati richiede anche di trattenere l'imposta sul reddito dagli stipendi dei dipendenti e di rimettere tali importi all'autorità fiscale competente. A partire dal 2011, ci sono solo nove stati che non hanno un'imposta sul reddito: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Texas, Tennessee, Washington e Wyoming. Se ti trovi in ​​un altro stato, devi trattenere l'imposta statale sul reddito dalle buste paga dei tuoi dipendenti. Una volta trattenuta questa tassa ma non l'hai ancora pagata al tuo stato, gli importi trattenuti sono classificati come imposta sul reddito statale dovuta.

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Detrarre l'imposta sul reddito federale e l'imposta sul reddito statale, se necessario, quando si elaborano gli stipendi dei dipendenti. Si trattiene l'imposta federale sul reddito in base al modulo W-4 compilato da ciascun dipendente, utilizzando il metodo e la tabella appropriati della pubblicazione IRS 15, "(Circolare E), Guida fiscale del datore di lavoro". Trattenete l'imposta sul reddito statale in base ai requisiti applicabili del vostro stato.

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Totale di tutte le imposte sul reddito federali trattenute dagli stipendi dei dipendenti. Questo importo è la tua imposta sul reddito federale dovuta. Se non sei tenuto a versare le tasse all'IRS dopo ogni giorno di paga, aggiungi le ritenute fiscali federali sul reddito a questo totale ogni giorno di paga. Registra la tua responsabilità inserendo un credito per l'imposta federale sul reddito dovuta. L'addebito di contropartita è incluso nella voce di spesa relativa agli stipendi o ai salari dei dipendenti per la retribuzione lorda totale.

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Totale di tutte le imposte statali sul reddito trattenute dalle buste paga dei tuoi dipendenti. Questo è l'importo dell'imposta statale sul reddito da pagare. Ancora una volta, aggiungi a questo importo ogni giorno di paga se non sei tenuto a versare l'imposta immediatamente. Includere un credito per l'imposta sul reddito statale come parte della voce del diario del libro paga.

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Riduci l'importo dovuto per l'imposta sul reddito ogni volta che effettui un pagamento all'IRS o al tuo stato. Lo fai inserendo un addebito sull'imposta sul reddito federale da pagare o sull'imposta sul reddito statale da pagare e un credito in contanti.