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La tua comunicazione aziendale rispecchia la professionalità della tua azienda. La cancelleria dovrebbe riflettere il tipo di attività che svolgi. Ad esempio, uno studio legale, uno studio contabile o una società di servizi di investimento presenta un'immagine di affidabilità e stabilità, mentre una società di marketing è più all'avanguardia e colorata. Dall'avvento di Internet, la posta elettronica, la chat dal vivo e la messaggistica privata sono diventati più diffusi e le lettere sono diventate più informali. Ma è comunque prudente seguire il layout corretto per le lettere commerciali.

1

Imposta i margini a 1 pollice dall'alto e dal basso e dai lati sinistro e destro.

2

Scrivi il nome della tua azienda sul lato sinistro della cancelleria sulla prima riga, giustificato a sinistra. Scrivi l'indirizzo, compreso il numero della suite, se presente, sotto il nome dell'azienda. La città, lo stato e il codice postale vanno sulla terza riga sotto l'indirizzo. Se la tua cancelleria ha queste informazioni prestampate, salta questo passaggio.

3

Giustifica a sinistra la riga successiva 2 pollici dalla parte superiore della pagina o 1 pollice sotto la riga della città, dello stato e del codice postale del tuo indirizzo. Scrivi la data utilizzando il formato mese, scritto, data e anno. La data può anche essere etichettata al centro e iniziata lì.

4

Digita l'indirizzo del destinatario: titolo personale, nome e cognome del destinatario, giustificati a sinistra di circa mezzo pollice sotto la data. Usa il titolo personale corretto come Sig., Sig.ra, Sig.na o Sig.ra. Se non sai quale titolo preferisce una donna, usa Ms. Digita il titolo professionale della persona sulla stessa riga del nome, dopo il cognome, se la persona ha un titolo esecutivo. Se non conosci il titolo, lascialo vuoto. Il nome della società va nella riga successiva sotto il nome e il titolo del destinatario. L'indirizzo e il numero della suite vanno sotto il nome dell'azienda con la città, lo stato e il codice postale come riga finale.

5

Salta un pollice verso il basso e inizia a scrivere il saluto, ad esempio "Caro signor Smith", seguito da due punti.

6

Salta una riga e inizia il corpo della lettera. Tutti i paragrafi devono essere giustificati a sinistra. Salta una riga tra ogni paragrafo. Potresti preferire un formato di blocco in cui la prima riga di ogni paragrafo è allineata a sinistra, come il resto del paragrafo, o un formato rientrato in cui la prima riga di ogni paragrafo è rientrata di 1/2 pollice.

7

Salta una riga sotto la fine dell'ultimo paragrafo prima della chiusura, giustificato a sinistra. Metti in maiuscolo la prima lettera della prima parola di chiusura ma non la seconda, ad esempio "Auguri" o "Grazie". Aggiungi una virgola dopo l'ultima parola della chiusura. Salta quattro righe e poi digita il tuo nome e il titolo della società. Firma la lettera all'interno dello spazio di quattro righe. Se qualcun altro ha digitato la lettera, dovrebbe mettere le sue iniziali sotto il tuo nome digitato. Se hai digitato la lettera non includere le tue iniziali.