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L'amministratore di un'azienda ha la responsabilità di un'ampia varietà di funzioni aziendali, secondo l'Ufficio delle statistiche del lavoro del Dipartimento del lavoro. Oltre a coordinare lo spazio e le attrezzature, l'amministratore sovrintende a funzioni diverse come la distribuzione della posta, le telecomunicazioni e la gestione dei record. Sebbene non gestisca il budget dell'attività principale, deve essere in grado di gestire il proprio. Di conseguenza, gli amministratori devono essere orientati ai dettagli, analitici e risoluti.

Preoccupazioni spaziali

La quantità di potere che un amministratore ha sul suo budget può essere alquanto limitata, ma poiché le strutture, le telecomunicazioni e il personale rientrano nel suo dominio, deve avere un'ottima comprensione dei costi della sua divisione. Ad esempio, se un amministratore è responsabile del contratto di locazione dello spazio commerciale, deve informare la direzione dell'azienda se il contratto di locazione è in scadenza e affrontare anche le preoccupazioni relative a costi e dimensioni. L'amministratore può essere incaricato di trovare un nuovo spazio e del budget associato al trasferimento e di mantenerlo in seguito.

Personale

Gli amministratori che hanno rapporti diretti devono occuparsi della gestione dello stipendio e del budget delle indennità. Oltre a gestire i pacchetti di fine rapporto, l'amministratore dovrebbe essere in grado di assumere nuovi dipendenti, il che richiede una solida conoscenza del budget salariale e dei benefici. Ci sono ulteriori considerazioni se ci sono anche dipendenti sindacali. Se all'amministratore viene dato mandato di eliminare il 10% del suo budget del personale, allora deve essere in grado di rivedere le caratteristiche dei suoi subordinati diretti e capire come soddisfare il mandato senza sacrificare i servizi.

Forniture e attrezzature

Poiché l'amministratore ha il compito di acquistare forniture e attrezzature, deve conoscere il suo budget ma anche come massimizzare quei soldi per adattarsi al meglio all'azienda. Ad esempio, se un amministratore è responsabile dell'acquisto di fotocopiatrici all'avanguardia per l'azienda, deve essere in grado di negoziare con i fornitori per garantire l'attrezzatura della migliore qualità al prezzo più basso, pur continuando a incontrare o ridurre -- il suo numero di bilancio.

Efficienza energetica

Attualmente, più aziende che mai si stanno concentrando maggiormente sull'operare in modo efficiente dal punto di vista energetico. Poiché l'amministratore si occupa dei dettagli dello spazio e dell'attrezzatura, molti di questi dettagli sono lasciati all'amministratore. L'amministratore può ordinare un audit energetico e utilizzare i risultati per aggiornare l'isolamento, le apparecchiature o i materiali da costruzione, ma entro un budget. La maggior parte degli amministratori non ha carta bianca per spendere quello che vuole per quello che vuole; infatti, la gestione delle strutture potrebbe essere una delle prime aree ad essere tagliata, se non fa parte del core business. Di conseguenza, l'amministratore deve dedicare una notevole quantità di tempo ad affrontare le preoccupazioni relative a fatti e cifre.