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Terminare la tua lettera commerciale solo con il tuo ultimo paragrafo non è mai una buona idea. Oltre a questo, poche regole si applicano alla fine di ogni tipo di lettera commerciale. Le lettere commerciali hanno scopi diversi, quindi un piccolo imprenditore può scegliere tra molti formati. Inoltre, ciò che arriva per ultimo in una lettera commerciale è anche dettato da come la lettera viene inviata, da quanto conosci il destinatario e da cos'altro stai inviando con la lettera.

Il tuo titolo e le informazioni di contatto

La maggior parte delle persone pensa che l'ultimo elemento di una lettera commerciale dovrebbe essere sempre il tuo nome. Tuttavia, non è sempre così. Spesso, dovresti terminare la tua lettera commerciale con la tua firma, il tuo nome stampato e poi il tuo titolo e le informazioni di contatto. Questo per garantire che il destinatario conosca il ruolo della persona che la contatta e come rispondere alla lettera se la busta viene smarrita o indirizzata in altro modo. Ad esempio, se John riceve una lettera in cui si richiede di parlare a una conferenza di fotografia, è importante che John sappia che la lettera è stata inviata dal direttore della conferenza, che ha l'autorità per prendere queste decisioni. Le informazioni di contatto che includi dipendono da come viene inviata la lettera e da come desideri che il destinatario risponda. Se stai inviando un'e-mail, includi il tuo indirizzo e-mail dopo il tuo nome. Se stai inviando una lettera cartacea, includi il tuo indirizzo fisico. È inoltre consentito includere un numero di telefono.

Il tuo nome

Anche se dovresti includere il tuo titolo e le informazioni di contatto alla fine della maggior parte delle lettere commerciali, in alcuni casi va bene terminare semplicemente la lettera con il tuo nome. Se conosci bene la persona a cui stai scrivendo, o se interagisci spesso con lei, è probabile che conosca il tuo titolo e come mettersi in contatto con te, quindi non devi includere quegli elementi. Inoltre, non includere il titolo nei casi in cui non stai scrivendo come titolo. In altre parole, non è necessario includere il tuo titolo professionale su una lettera di reclamo alla tua compagnia elettrica personale.

La tua firma

Poiché potresti concludere molte note informali firmandole, potresti anche pensare che la tua firma sia un buon modo per concludere la tua lettera commerciale. Anche se dovresti includere la tua firma sulla tua lettera commerciale, tuttavia, non dovrebbe essere l'ultima. Il tuo nome stampato dovrebbe essere sempre l'ultimo per rendere la tua lettera più professionale e per aiutare il destinatario a leggere da chi proviene. In alcuni casi, tuttavia, non vorrai utilizzare la tua firma, ad esempio quando una lettera verrà inviata tramite e-mail o un modulo di comunicazione online di un'azienda. Inoltre, le lettere commerciali meno formali, come i promemoria interni che verranno inseriti nelle cassette postali dei dipendenti, non devono sempre essere firmate.

Avviso di dettatura, allegato o copie

Se hai dettato la tua lettera a una segretaria o dattilografa, se includi documenti con la tua lettera o se hai copiato altri destinatari, indicalo come elemento finale della tua lettera commerciale. Se la lettera è un dettato, sia tu che il segretario dovreste siglarla, secondo la Colorado State University. La persona che ha scritto la lettera dovrebbe scrivere le sue iniziali in tutte le maiuscole, mentre la persona che l'ha digitata o scritta dovrebbe scrivere le sue in tutte le lettere minuscole. Usa i due punti o la barra rovesciata per separarli. Se hai incluso altri elementi, scrivi la parola "Enclosure" o "Enclosures" o usa la seguente abbreviazione: "Enc." Quindi, inserisci i due punti e dai un nome agli allegati o metti il ​​numero di allegati tra parentesi. Infine, se le copie della lettera sono destinate ad altri destinatari, scrivi "cc:" e i loro nomi separati da virgole come elemento finale della tua lettera commerciale.