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I contabili utilizzano conti sospesi per tenere temporaneamente transazioni non identificabili. La sospensione del libro paga non significa che il libro paga della tua azienda sia trattenuto; gli stipendi vengono ancora emessi e il tuo conto in contanti viene adeguato per mostrare questo costo. Quando il contabile non riesce a trovare dove deve andare una parte di una transazione sui salari, la metterà in attesa del libro paga.

Operazioni contabili di base

Tutte le transazioni finanziarie relative alla tua attività vengono registrate in un minimo di due conti. Queste transazioni si azzerano a vicenda, ma consentono di registrare i dati finanziari in tutti i luoghi in cui devono essere. Per semplificare, l'inserimento del libro paga di $ 1.000 per il libro paga potrebbe essere codificato nel reparto magazzino per lo stipendio di un dipendente. L'altro lato di quella transazione verrebbe registrato come voci di accredito su più conti come tasse, detrazioni di prestazioni sanitarie, programmi di pensionamento e conto del libro paga netto. Se il dipendente scegliesse una donazione di beneficenza detratta dal suo assegno, ma il conto specifico non fosse disponibile, quella parte dell'allocazione del credito sarebbe messa in sospeso.

Suspense sui salari

Poiché tutte le transazioni contabili devono essere in equilibrio nella contabilità in partita doppia, viene utilizzato un conto sospensivo sui salari quando tutta o parte di una transazione non viene identificata o non sono disponibili conti per essa. Utilizzando l'esempio della sezione precedente, la contabile ha assegnato la transazione ai giusti conti di distribuzione, tasse, benefici e debito netto, ma non aveva un account impostato per la donazione di beneficenza di $ 30, che ha assegnato alla sospensione dei salari. Una volta che il contabile ha impostato il conto di detrazione di beneficenza del dipendente, azzera il conto sospeso per quella transazione e inserisce la voce in quel conto.

Pratiche contabili

I conti sospesi vengono utilizzati in tutto il piano dei conti aziendale per attività, passività, entrate, spese, capitale proprio, guadagni e perdite per elementi non identificati o non allocati. Il conto sospeso viene visualizzato con altri sottoconti elencati sotto questi conti contabili principali per contenere i dettagli acquisiti per il reporting e l'analisi. Ogni account o "secchio" consente al tuo commercialista di tenere traccia di elementi specifici, come le tasse totali pagate per i dipendenti. Alla fine di un ciclo economico, il contabile chiude i libri contabili e riepiloga i sottoconti nei principali conti di contabilità generale effettuando scritture contabili. Ciò include la creazione di nuovi account per azzerare gli account di suspense.